— COMPLIANCE & ZULASSUNG —

Ausweise und Freigaben — an der Person verankert, im Tresor verwahrt.

Vom Personalausweis über die Waffenbesitzkarte bis zur Artenschutzbescheinigung: auction manager führt jeden Pflichtnachweis dort, wo er hingehört — geprüft, fristüberwacht und verschlüsselt gespeichert. Kein Mailpostfach, kein Netzlaufwerk, keine Klartext-Lücke.

◆ GwG

◆ Objekt- & wertabhängig

◆ WaffG

◆ CITES / Artenschutz

◆ Kulturgutschutz

◆ DSGVO

— DER STATUS QUO —

Nachweise sind Ihr größtes Haftungsrisiko — und liegen im Mailpostfach.

Auktionshäuser prüfen Identität und Berechtigung längst. Nur führen die üblichen Systeme keine Belege dafür — also entstehen Ausweiskopien und Erlaubnisse an drei Orten gleichzeitig, keiner davon sicher.

Verstreut

Ausweiskopien in E-Mails, Erlaubnisse auf Netzlaufwerken, Fristen in Excel. Wer sagt Ihnen, welcher Nachweis für welchen Kunden gerade fehlt?

Ungeschützt

Sensibelste Personendaten im Klartext. Ein verlorener Laptop oder ein offener Ordner genügt für einen meldepflichtigen Datenschutzvorfall.

Entkoppelt

Die Kasse weiß nicht, ob der Bieter für die Kurzwaffe überhaupt zugelassen ist. Freigaben passieren auf Zuruf statt auf Nachweis.

— COMPLIANCE AN DER PERSON —

Jeder Nachweis hängt an der Person — mit Status, Frist und Prüfvermerk.

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Geführter Prüf-Workflow

Jeder Beleg durchläuft offen → geprüft → abgelehnt. Prüfer und Prüfdatum werden festgehalten, ein Ablehnungsgrund dokumentiert.

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Automatische Fristüberwachung

Ausweise und Erlaubnisse laufen ab. Das System kennt die Gültigkeitsdauer je Nachweistyp und warnt, bevor ein Beleg ungültig wird.

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Lückenlos protokolliert statt Zettelwirtschaft

Wer hat wann was geprüft? Jede Änderung wird mit Benutzer und Zeitpunkt festgehalten — der nachvollziehbare Prüfnachweis, den GwG und Aufsicht erwarten.

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Ein Ort statt drei

Identität und Berechtigung in einer Ansicht an der Person — nicht in Mail, Ordner und Tabelle verteilt.

— DER TRESOR —

Ausweise werden verschlüsselt gespeichert — nicht bloß abgelegt.

Das ist der Punkt, an dem sich auction manager von jeder anderen Auktionssoftware trennt: sensible Dokumente liegen nie im Klartext auf einem Laufwerk.

Verschlüsselt beim Upload

Jede Ausweisdatei wird schon beim Hochladen verschlüsselt geschrieben. Auf dem Datenträger liegt ausschließlich Chiffrat — nichts Lesbares.

Eigener Schlüssel je Mandant

Jeder Mandant hat seinen eigenen Datenschlüssel, verwahrt in seiner eigenen Datenbank. Ein Zugriff über Mandantengrenzen ist damit kryptografisch ausgeschlossen — nicht nur per Berechtigung.

Klartext nur im Moment des Abrufs

Entschlüsselt wird ausschließlich beim autorisierten Öffnen des Dokuments — flüchtig, nie dauerhaft gespeichert.

Schlüsselrotation auf Knopfdruck

Der Schlüssel lässt sich turnusmäßig erneuern, ohne die Fachdaten anzufassen. Sicherheit, die im Betrieb wartbar bleibt.

— NACHWEISTYPEN —

Von der Basisidentifikation bis zur Waffenrechts-Freigabe.

Zwei Kategorien decken das gesamte Feld ab. Die Identität ist ab Werk dabei — die berufs- und güterspezifischen Nachweise konfigurieren Sie genau für Ihr Sortiment.

Basisidentifikation

Jeder Kunde, jede Auktion

VORKONFIGURIERT

Berechtigung & Eignung

Waffen, Kunst, geschützte Güter

FREI KONFIGURIERBAR

Jeder Nachweistyp erhält seine eigene Gültigkeitsdauer, Dokumentpflicht und Fristwarnung. Sie definieren, welche Belege Ihr Haus verlangt — die Beispiele der zweiten Spalte sind typische Vorlagen, keine feste Liste.

— REGEL-ENGINE —

Welcher Nachweis für welches Los Pflicht ist, entscheidet eine Regel — nicht der Zuruf.

Compliance greift nicht pauschal, sondern gezielt — je nach Objekt. Viele Nachweise hängen allein an der Art des Objekts und sind völlig preisunabhängig: eine Waffe verlangt die Waffenbesitzkarte, geschützte Materialien eine CITES-Bescheinigung. Andere hängen am Wert — ab 10.000 € Zuschlag ist ein gültiger Ausweis Pflicht (GwG). Das ist nur eine Anforderung von vielen. Sie hinterlegen die passende Regel je Warengruppe oder Objekt; das System prüft und gibt frei — oder eben nicht.

Schritt 01

Anforderung definieren

Pro Warengruppe oder Objekt legen Sie fest, welcher Nachweis Pflicht ist.

Kurzwaffen → WBK Pflicht
Elfenbein → CITES Pflicht
Los ab 10.000 € → Ausweis (GwG)

Schritt 02

Status automatisch prüfen

Das System gleicht die Anforderung mit dem geprüften, gültigen Nachweisstatus der Person ab — in Echtzeit.

Schritt 03

Freigabe erteilen

Gebot und Zuschlag werden nur bei erfüllter Anforderung freigegeben. Fehlt der Beleg, greift die Sperre — dokumentiert.

— DER UNTERSCHIED —

Was übliche Auktionssoftware nicht leistet.

Andere behandeln Ausweise bestenfalls als Datei-Anhang. Bei auction manager ist die rechtssichere Zulassung Teil des Kernprozesses.

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In einer Live-Demo zeigen wir Ihnen, wie Identitätsprüfung, verschlüsselte Ablage und Gebotsfreigabe in einem einzigen Ablauf zusammenspielen — mit Ihren Warengruppen als Beispiel.