— BEREICH 6 —KUNDEN, RECHT & KOMMUNIKATION —
Die Kundenakte, die auch den Pflichten standhält.
Einlieferer und Käufer sind oft dieselbe Person. Deshalb führt der auctionmanager eine einzige Akte — mit allen Verträgen, Belegen, Geboten, Mails und Nachweisen. Und mit den Prüfungen, die der Kunstmarkt verlangt.
◆ 16 Abschnitte je Person
◆ Dubletten-Assistent
◆ Geldwäsche-Compliance
◆ Kulturgutschutz
◆ Folgerecht
◆ GoBD-Nachvollziehbarkeit
— DIE KUNDENAKTE —
Eine Person, eine Akte, alle Vorgänge.
Personen und Firmen verknüpft
Ansprechpartner gehören zur Firma, die Firma trägt ihre eigenen Konditionen — beides bleibt getrennt pflegbar.
Dubletten-Assistent
Vorschläge zur Zusammenführung, mit Merker für bewusst ignorierte Fälle — damit derselbe Hinweis nicht ewig wiederkommt.
Frei definierbare Personenattribute
Sammelgebiete, Interessen, interne Kennzeichen — als gepflegte Stammdaten, nicht als Notizfeld.
Marketing-Präferenzen und Newsletter
Einwilligungen je Thema und Kanal, DSGVO-tauglich dokumentiert.
— ZAHLUNG & BUCHHALTUNG —
Der Kontoauszug erledigt den Abgleich.
Die Einzelbuchungen aus der CAMT.053-Datei werden über die Rechnungsnummer den offenen Belegen zugeordnet — was nicht passt, bleibt zur manuellen Klärung stehen.
Geldwäsche-Compliance
Kundenbewertung mit Kategorien und Risikoeinstufung, Ausweisdokumente und die vollständige Historie je Person. Die Ausweiserfassung läuft lokal — ohne KI-Dienst.
Kulturgutschutz (KGSG)
Ein Regelwerk bewertet Objekte und Belegzeilen. Das Ergebnis ist am Objekt sichtbar, bevor der Beleg entsteht.
Folgerechtsabgabe
Künstlerstammdaten und VG-Bild-Kunst-Liste, automatische Ermittlung meldepflichtiger Verkäufe, Meldung als Export.
Nachvollziehbarkeit nach GoBD
Nichts wird physisch gelöscht. Datensätze werden als gelöscht gekennzeichnet und bleiben erhalten. Jede Änderung schreibt das Protokoll mit — alter Wert, neuer Wert, Benutzer und Zeitpunkt, für jede Tabelle durchsuchbar. Wer wann was geändert hat, bleibt damit belegbar; das ist genau die Nachvollziehbarkeit, die die GoBD für steuerrelevante Aufzeichnungen verlangen.
— FUNKTIONEN IM EINZELNEN —
Was der Bereich enthält.
KUNDEN & ADRESSEN
- Personen und Firmen mit Verknüpfung untereinander
- Personenakte mit 16 Abschnitten — Stammdaten, Merkmale, E-Mail, Adressen, Kanäle, Zahlungsarten, Steuer, Notizen, Firma, Gebote und Bieternummern, Dateien, Verträge, Belege, Provisionen, Compliance, Mailhistorie
- Frei definierbare Personen- und Objektattribute
- Kundentypen mit steuerlicher und belegseitiger Wirkung
- Dubletten-Assistent mit Zusammenführung und Ignorieren-Merker
- Kommunikationskanäle je Person
- Personensperre
RECHT & NACHWEIS
- Compliance- und Kundenbewertung mit Kategorien und Dokumentation
- Ausweiserfassung ausschließlich lokal — Identitätsdaten verlassen die Installation nicht
- Kulturgutschutz-Regelwerk (KGSG) für Objekte und Belegzeilen
- Künstlerstammdaten und VG-Bild-Kunst-Künstlerliste
- Folgerechts-Meldung als Export
- Änderungsprotokoll je Datensatz — alter Wert, neuer Wert, Benutzer und Zeitpunkt, nach Tabelle filter- und durchsuchbar
- Kein physisches Löschen — Datensätze werden gekennzeichnet und bleiben erhalten
- Nachvollziehbarkeit im Sinne der GoBD für steuerrelevante Aufzeichnungen
KOMMUNIKATION
- Mailkonten und SMTP-Einstellungen je Mandant
- Posteingang in der Anwendung, den Personen und Vorgängen zugeordnet
- Mailversand aus jedem Vorgang, mit mehrsprachigen Vorlagen
- Mailhistorie an Person, Gebot und Beleg
- Newsletter-Themen und Abonnements
- Katalogversand-Steuerung — regelbasiert je Kunde und Kanal
— STEUERLICHE SONDERFÄLLE —
An diesen Fällen scheitern Rechnungen sonst.
Eine Akte je Kunde
Einlieferer und Käufer sind derselbe Datensatz.
Prüfung vor dem Beleg
KGSG-Bewertung steht, bevor die Rechnung entsteht.
Kommunikation dokumentiert
Jede Mail hängt am Vorgang, nicht im Postfach eines Einzelnen.
Differenzbesteuerung
Margenware wird eigenständig behandelt und ist vom Fernverkaufsregime ausgenommen — der Satz folgt nicht dem Bestimmungsland. Kundentypen steuern zusätzlich, welcher Hinweis auf dem Beleg erscheint.
Als Nächstes: Automatisierung und Schnittstellen.
Was sich automatisieren lässt — lokal oder per KI, je nach Schutzwürdigkeit der Daten.