— BEREICH 1 — EINLIEFERUNG —
Vom ersten Kontakt bis zum unterschriebenen Vertrag.
Jede Schätzanfrage wird zum Vorgang, jeder Vorgang zum Vertrag — mit Bedingungen, Provisionsvereinbarung, Ausweisdokumenten und Bankverbindung an derselben Stelle. Vor Ort erfasst, diktiert und unterschrieben: Was hier entsteht, trägt bis zur Auszahlung.
◆ Akquise als eigener Vorgang
◆ Vertragsbedingungen als Vorlage
◆ Ausweis-Erfassung lokal
◆ Standardlagerplatz
◆ Mobil vor Ort
◆ Unterschrift auf dem Gerät
◆ Diktat statt Tippen
— DER ABLAUF —
Fünf Schritte bis zur Objekterfassung.
Jeder Schritt kann auch für sich stehen — der Vorgang wächst mit, statt neu angelegt zu werden.
1
Anfrage erfassen
Schätzanfrage oder Erstkontakt als Akquise-Vorgang, mit Objektfotos und Notizen.
2
Recherchieren
Reverse-Bildsuche zum Objektfoto; das Ergebnis wird als PDF an den Vorgang gehängt.
3
Vertrag erzeugen
Aus der Akquise wird der Einlieferungsvertrag — mit Bedingungen aus der Vorlage.
4
Konditionen klären
Provisionsvereinbarung, Zahlungsziel, Bankverbindung, Ausweisdokumente.
5
Objekte übernehmen
Positionen anlegen, Standardlagerplatz setzen, Vertrags-PDF erzeugen.
— DER VERTRAG ALS AKTE —
Alles, was zum Einlieferer gehört, an einer Stelle.
Vertragsbedingungen aus Vorlage
Wiederverwendbare Textbausteine, mehrsprachig — für Einlieferung und für Schätzungen getrennt pflegbar.
Provision direkt am Vertrag
Die vereinbarte Regel hängt am Vorgang und wird später bei der Abrechnung genau so angewendet.
Ausweiserfassung ohne Cloud
Personalausweis oder Reisepass fotografieren — die Texterkennung läuft auf Ihrem eigenen Server. Ausweisdaten werden an keinen KI-Dienst übergeben und verlassen Ihre Installation nicht.
Bankverbindung und SEPA
Auszahlungsdaten inklusive hinterlegter Belege, direkt in der Vertragsakte.
Standardlagerplatz
Wohin die Ware zuerst geht, ist am Vertrag hinterlegt — jedes Objekt startet dort.
— MOBIL — FÜR UNTERWEGS —
Die Akquise findet beim Kunden statt, nicht am Schreibtisch.
Hausbesuch, Nachlass, Messe, Außenstelle: Was vor Ort aufgenommen wird, soll nicht abends abgetippt werden. Der auctionmanager bringt die Erfassung dorthin, wo die Objekte stehen.
Apps für Smartphone
Anmelden, Mandant wählen, Objekte per Textsuche oder QR-Scan finden, Stammdaten und Bilder ansehen, mit der Kamera fotografieren — die Aufnahme landet sofort am Objekt. Eine iPhone-Fassung ist geplant.
Android verfügbar
Einlieferung vor Ort
Person suchen oder neu anlegen, Objekte aufnehmen, Vertrag erzeugen — der komplette Einlieferungsvorgang läuft auf dem Gerät. Nichts wird zwischengespeichert und später übertragen.
Android verfügbar
Unterschrift auf dem Gerät
Der Einlieferer unterschreibt direkt auf dem Display; das fertige Vertrags-PDF entsteht im selben Moment und hängt am Vorgang. Kein Ausdruck, kein Nachscannen.
im Browser
Das Handy als Diktiergerät
Im Depot oder auf der Fahrt einsprechen statt tippen: Die Aufnahme wird in Text umgewandelt und als Notiz an der richtigen Stelle abgelegt — am Objekt, an der Person, am Vertrag oder am Gebot. Der Ton bleibt als Beleg erhalten. Welcher Dienst transkribiert, legt der Mandant fest.
Transkription über den KI-Anbieter
Das Handy als Kamera des Arbeitsplatzes. Am Schreibtisch eine Erfassungssitzung öffnen, das Telefon per Code verbinden — Fotos und Belege erscheinen live in der geöffneten Ansicht. Praktisch für Ausweise, Signaturkarten und Objektaufnahmen, ohne Kabel und ohne Zwischenablage.
Elektronisch geführte Außenstellen. Dependancen, Repräsentanten und Außendienst arbeiten über App und Browser auf demselben Datenbestand wie das Haupthaus — mit denselben Vorlagen, Bedingungen und Provisionsregeln und mit Rechten, die sich bis auf einzelne Abschnitte einer Seite zuschneiden lassen. Keine Zweitsysteme, kein Nachpflegen, kein Versionsstand vor Ort.
— FUNKTIONEN IM EINZELNEN —
Was der Bereich enthält.
AKQUISE & ANFRAGEN
- Eigener Vorgangstyp für Schätzanfragen und Erstkontakte
- Übernahme in den Einlieferungsvertrag ohne Neuerfassung
- Schätz-Bedingungen als eigene Vorlagensammlung
- Bild-Recherche im Web, Ergebnis als PDF am Vorgang
- Notizen per Text oder Diktat, Dateien und Fotos am Vorgang
- Mobile App (Android) — Suche, QR-Scan, Objektfotos, Personen und Einlieferung vor Ort; iPhone-Fassung geplant
- Erfassungssitzung mit dem Telefon — Fotos und Belege erscheinen live in der geöffneten Ansicht am Arbeitsplatz
- Sprachnotiz diktieren— Aufnahme wird transkribiert und als Notiz an Objekt, Person, Vertrag oder Gebot abgelegt; die Tonaufnahme bleibt als Beleg erhalten
EINLIEFERUNGSVERTRAG
- Vertragsbedingungen als wiederverwendbare Textvorlagen
- Positionsliste mit allen eingelieferten Objekten
- Provisionsvereinbarung je Vertrag, mit Staffeln
- Ausweisdokumente mit lokaler Texterkennung — ohne externen Dienst
- Bankverbindung und SEPA-Daten für die spätere Auszahlung
- Standardlagerplatz für alle Objekte des Vertrags
- Akquisiteur am Vertrag hinterlegt
- Vertrags-PDF aus gestaltbarer Vorlage
- Unterschrift auf dem Gerät — der Einlieferer signiert vor Ort, das PDF entsteht sofort und hängt am Vorgang
- Außenstellen elektronisch geführt — Dependancen und Außendienst arbeiten auf demselben Datenbestand, mit Rechten bis auf einzelne Abschnitte
— WAS ER BRINGT —
Warum die Einlieferung der wichtigste Schritt ist.
Einmal erfassen
Was hier steht, trägt bis zur Abrechnung des Einlieferers.
Nachweise gleich dabei
Ausweis, Bankdaten und Bedingungen liegen an der Akte.
Ware findet ihren Platz
Der Standardlagerplatz verhindert Suchen ab dem ersten Tag.
Vor Ort abgeschlossen
Aufnahme, Vertrag und Unterschrift ohne zweiten Termin.
Als Nächstes: aus der Einlieferung wird ein Katalogobjekt.
Freie Erfassungsstrukturen je Gattung, Katalogtexte aus Vorlagen, Bilder und Lagerplätze.