— BEREICH 4 — RECHNUNG & BUCHHALTUNG —
Aufgeld rein, Abgeld raus — mit den Belegen, die verlangt werden.
Käuferrechnung und Einliefererabrechnung entstehen aus demselben Belegsystem. Provisionen rechnet ein Regelwerk, nicht der Kopf. Die E-Rechnung entsteht vollständig im Haus, der Zahlungseingang ordnet sich über die Rechnungsnummer selbst zu.
◆ ZUGFeRD BASIC
◆ Provisionsstaffeln
◆ CAMT.053
◆ DATEV-Export
◆ Massenfakturierung
◆ Live-Vorschau
◆ Fernverkauf / OSS
◆ Drittland-Einfuhr
◆ Geldwäsche-Prüfung
— DER ABLAUF —
Vom Zuschlag zur verbuchten Zahlung.
1
Zuschläge abrechnen
Massenfakturierung über eine ganze Auktion, gesteuert vom Fakturierungs-Regelwerk.
2
Provision anwenden
Die passende Regel wird nach klarer Priorität ermittelt und mit Staffel ausgewiesen.
3
Beleg erzeugen
ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem XML — Freigabe, dann Versand per Mail.
4
Zahlung zuordnen
Kontoauszug im Format CAMT.053 einlesen, Zuordnung über die Rechnungsnummer.
5
Buchhaltung übergeben
Erlöskonten und Kontenzuordnung, Export nach DATEV.
Live-Vorschau: Sie sehen den Beleg, während Sie ihn bauen. Neben der Positionsliste steht das fertige PDF und aktualisiert sich bei jeder Änderung — Position hinzugefügt, Versandkosten geändert, von Proforma auf Rechnung umgestellt: Das Dokument zieht sofort nach. Was der Kunde bekommt, wird nicht erst nach dem Buchen sichtbar. Daneben liegen Rückmeldungen und die Mailhistorie zum Vorgang.
— PROVISIONEN —
So rechnet Ihr Haus — nicht so, wie die Software es vorgibt.
Regelwerk mit Staffeln
Provisionsarten, Berechnungsmethoden und Bezugsgrößen sind Stammdaten — Sie bilden Ihr Modell ab, statt es anzupassen.
Klare Prioritätenkette
Kundenkategorie vor Kunde, vor Auktionskategorie, vor Kategorie, vor Auktion, vor Hausstandard. Nachvollziehbar, welche Regel gegriffen hat.
Aufgeld-Vertragsmodell
Käufer- und Verkäuferseite getrennt geführt und je Beleg ausgewiesen.
Freie Rechnungspositionen
Zusatzkosten, Gebühren oder Sonderleistungen als eigene Positionen am Beleg und am Objekt.
— ZAHLUNG & BUCHHALTUNG —
Der Kontoauszug erledigt den Abgleich.
Die Einzelbuchungen aus der CAMT.053-Datei werden über die Rechnungsnummer den offenen Belegen zugeordnet — was nicht passt, bleibt zur manuellen Klärung stehen.
Bankassistent
Bankkonten des Hauses als Stammdaten, importierte Auszüge, Einzelbuchungen und daraus die Liste der offenen Posten.
✓ Automatische Zuordnung über die Rechnungsnummer
Übergabe an die Buchhaltung
Zu jedem Beleg entstehen fertige Buchungssätze — Konto, Gegenkonto, BU-Schlüssel sowie Netto, Steuer und Brutto, aggregiert nach Konten. Welche Regel welches Konto zieht, bestimmt die Kontenzuordnung; die Erlöskonten und BKZ Ihres Hauses sind Stammdaten und lassen sich als Zuordnungsliste an den Steuerberater geben.
✓ Buchungssätze prüfbar, bevor der Beleg das Haus verlässt
— STEUERLICHE SONDERFÄLLE —
An diesen Fällen scheitern Rechnungen sonst.
Fernverkauf / OSS
Geht die Ware an eine Privatperson im EU-Ausland, greift der Satz des Bestimmungslands. Ob die Regelung angewendet wird und ab welchem Datum, legt der Mandant fest. Trägt der Käufer eine USt-IdNr. nach, wechselt der Vorgang von privat auf geschäftlich — das Steuerland wird neu ermittelt.
Einfuhr aus Drittländern
Am Objekt lässt sich festhalten, dass es aus einem Drittland eingeführt wurde, samt Einfuhrland. Über den Vertrag setzen Sie das Merkmal für alle Objekte auf einmal; in der Liste weist ein Kennzeichen mit Länderkürzel darauf hin. Der zugehörige Einfuhrsteuersatz greift auf der Belegzeile.
Differenzbesteuerung
Margenware wird eigenständig behandelt und ist vom Fernverkaufsregime ausgenommen — der Satz folgt nicht dem Bestimmungsland. Kundentypen steuern zusätzlich, welcher Hinweis auf dem Beleg erscheint.
Steuersätze mit Gültigkeitszeitraum. Sätze werden je Land und Steuerklasse mit Von-/Bis-Datum gepflegt; überlappende Zeiträume weist das System ab. Für einen Beleg gilt der Satz, der am Belegdatum galt — auch bei Nachfakturierung oder Storno Monate später.
Geldwäsche-Prüfung vor der Freigabe. Ab einem Schwellenwert — voreingestellt 10.000 € — verlangt das System einen bestätigten Ausweis, bevor Gebote freigegeben werden. Gezählt wird die Summe aller gültigen Gebote einer Person, nicht das Einzelgebot: Dreimal 4.000 € gehen nicht ungeprüft durch. Anerkannt sind Personalausweis und Reisepass im Status „geprüft".
— FUNKTIONEN IM EINZELNEN —
Was der Bereich enthält.
FAKTURIERUNG
- Käuferrechnung und Einliefererabrechnung aus einem Belegsystem
- Zuschläge abrechnen — Massenfakturierung über eine Auktion
- Fakturierungssteuerung mit Regelwerk
- Freie Rechnungspositionen
- Abweichende Rechnungsadresse
- Rechnungsfreigabe als eigener Arbeitsschritt
- Geldwäsche-Prüfung als Freigabe-Gate — ab Schwellenwert (voreingestellt 10.000 €) ist ein bestätigter Ausweis nötig; gezählt wird die Gebotssumme der Person, nicht das Einzelgebot
- Storno und Gutschriften
- Rechnung sofort per Mail versenden
PROVISIONEN
- Provisionsregeln mit Staffeln
- Provisionsarten, Berechnungsmethoden, Bezugsgrößen als Stammdaten
- Geltungsbereiche mit fester Priorität
- Aufgeld-Vertragsmodell und ausgewiesene Provisionsanwendung je Beleg
E-RECHNUNGEN & STEUER
- ZUGFeRD BASIC — CII-XML in PDF/A-3, vollständig lokal erzeugt
- Steuersätze je Land und Steuerklasse mit Gültigkeitszeitraum; überlappende Zeiträume werden abgewiesen
- Steuerland-Ermittlung aus dem Vorgang — Abholung, abweichende Versandadresse und Kundenland fließen ein, die angewandte Regel ist nachvollziehbar
- Fernverkaufsregelung (OSS) — Satz des Bestimmungslands, mit Mandantenschalter und Stichtag; Margenware bleibt ausgenommen
- USt-IdNr. wechselt privat ↔ geschäftlich und damit die Steuerlandermittlung
- Differenzbesteuerung als eigenständige Behandlung
- Drittland-Einfuhr — Merkmal samt Einfuhrland am Objekt, über den Vertrag für alle Objekte auf einmal setzbar; Einfuhrsteuersatz auf der Belegzeile
- Kundentypen mit steuerlicher Wirkung und Beleghinweisen
ZAHLUNGSVERKEHR & BUCHHALTUNG
- Kontoauszugs-Import CAMT.053 mit automatischer Zuordnung
- Zahlungseingänge und offene Posten als Arbeitsliste
- Bankkonten des Hauses als Stammdaten
- Buchungssätze je Beleg — Konto, Gegenkonto, BU-Schlüssel, Netto/Steuer/Brutto, nach Konten aggregiert
- Buchungssatz-Vorschau zu einer Rechnung, vor der Übergabe prüfbar
- Erlöskonten / BKZ und Kontenzuordnungsregeln als Stammdaten
- DATEV-Erlöskonten-Mapping mit Export der Zuordnungsliste
- Zahlungsziele und Zahlungsarten je Person
- Tresenausgabe — Barverkauf und Übergabe am Tresen
Als Nächstes: die Ware zum Käufer bringen.
Vorbehaltszuschläge abklären, Rechnungsfreigabe, Abholtermine, Versand- und Verpackungsassistent mit automatischem Label und Trackingnummer.